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Lorsque vous organisez un mariage ou une grande fête où vous aurez besoin de plus de quelques bouteilles de vin, il n’est pas toujours facile de calculer exactement la quantité de vin nécessaire. Il est facile de décider du nombre d’assiettes de nourriture (1 assiette par invité), mais il est plus difficile de déterminer le nombre de bouteilles de vin, car chaque personne a des préférences particulières.

Voici un guide étape par étape pour intégrer le vin à votre prochain grand événement.

Décidez comment vous allez servir le vin

Si votre événement est relativement petit et que vous souhaitez donner une impression de convivialité (par exemple, un espace où la plupart des invités peuvent s’asseoir autour d’une ou deux grandes tables à manger), la manière la plus élégante mais aussi la plus informelle de servir le vin est de le servir dans des carafes posées sur la table. Pour que les invités sachent ce qu’ils boivent, laissez également une bouteille vide sur la table (en présentant peut-être un candélabre à vin). Les invités se sentiront à l’aise pour se servir eux-mêmes et le personnel de restauration n’aura qu’à remplacer les carafes vides par des carafes pleines au fur et à mesure de la soirée.

Un autre avantage de servir du vin en carafe est que le processus de décantation adoucira le vin pour le plaisir de vos invités. Si vous organisez un événement en plein air, vous pouvez utiliser des boules à décanter ou des voiles à vin pour vous protéger des insectes volants. Ne laissez pas le vin reposer trop longtemps dans les carafes, car il perdrait son arôme et sa saveur.

Si votre soirée comprend une partie cocktail, envisagez un bar en libre-service où le vin est décanté et prêt à être versé, soit dans une carafe traditionnelle, soit dans un distributeur de vin. Le personnel de restauration peut également faire passer les verres de vin sur des plateaux aux invités.

Pour les événements plus importants, tels que les mariages et les événements en plein air, passez du vin blanc, du vin rouge, du champagne et de l’eau pendant l’heure du cocktail afin d’alléger la pression sur le bar, car la plupart des gens commenceront par ces quatre boissons. Lorsque vous versez et passez le vin, le personnel de restauration doit réapprovisionner le vin blanc toutes les 15 à 20 minutes. Cela permet de s’assurer que les invités reçoivent du vin bien frais et à la bonne température, en particulier lors des journées chaudes.

Le personnel de restauration doit verser le vin rouge et le vin blanc par intermittence tout au long du service afin que les invités n’aient pas à se lever continuellement pour remplir leur verre. Le vin doit être versé dès que chaque plat est servi, ou toutes les demi-heures pour un dîner de type buffet. Vous aurez besoin d’un ratio de 10:1 entre le personnel de restauration et les invités pour que toutes ces transitions se fassent sans heurts.

Commandez la bonne quantité et le bon type de vin pour vos invités

C’est probablement la partie la plus délicate de l’organisation d’un événement. Elle dépend en grande partie du type d’événement que vous organisez ainsi que des autres boissons que vous servez.

En règle générale, les invités boiront un verre par heure de fête, en partant du principe que certains en boiront plus et d’autres moins. C’est vous qui connaissez le mieux votre public, et certains événements peuvent exiger plus. S’il s’agit d’une fête de fin d’études universitaires, par exemple, ajoutez une caisse ou deux de vin.

Disons que vous organisez un événement de 5 heures, avec une heure de cocktails et quatre heures de dîner et de danse. Vous avez 100 personnes sur la liste. 100 personnes x 5 heures = 500 boissons au total.

Si vous prévoyez de servir uniquement de la bière et du vin, suivez ce ratio : 20 % de bière, 80 % de vin. Cela signifie que vous aurez besoin de 400 verres de vin et de 100 verres de bière. En général, un verre de bière correspond à une bouteille et une bouteille de vin à cinq verres. Vous devrez donc commander neuf packs de bière de 12 (100 / 12 = 8,333, arrondir à 9) et 80 bouteilles de vin (soit environ 7 caisses).

Là encore, en fonction de l’événement, répartissez ces caisses de manière égale entre le rouge et le blanc (ou le rouge, le blanc et le champagne). S’il s’agit d’un événement hivernal, la plupart des gens boiront du rouge. S’il s’agit d’un événement estival ou d’une journée chaude, plus de personnes boiront du blanc et du champagne. Tenez compte de votre saison et commandez en conséquence.

Choisir la bonne verrerie

Un autre élément délicat est de disposer de suffisamment de verres pour un grand événement. Vous possédez peut-être déjà une grande quantité de verres, mais vous ne voulez pas avoir des verres dépareillés lors d’un événement.

Suivez le même ratio pour le vin : un verre par personne et par heure, réparti en fonction du type d’alcool que vous servez. Pour l’événement mentionné ci-dessus, vous aurez besoin de 400 verres à vin, répartis équitablement entre le rouge, le blanc et le champagne, et de 100 highballs pour la bière (bien que la plupart des invités boivent leur bière à la bouteille).

Lorsque vous choisissez la verrerie, imaginez votre événement. S’agit-il d’un grand dîner assis ? Si c’est le cas, les verres sans pied sont parfaits car les invités poseront leur boisson sur la table, ce qui minimisera l’effet de réchauffement du vin dans leurs mains. Si vous organisez un événement de type cocktail, les verres à pied sont le meilleur choix pour préserver l’intégrité de la température et de la saveur du vin. Et si votre événement comporte à la fois une heure de cocktail debout et un élément assis ? Optez pour des verres à pied. C’est le plus polyvalent pour cet événement particulier, ainsi que pour d’autres grands rassemblements à venir.

Pour les grands groupes, je recommande toujours de choisir des verres spécifiques pour la boisson appropriée (c’est-à-dire des flûtes à vin rouge, à vin blanc et à champagne séparées plutôt que des verres à double usage). Cela simplifie le processus si, par exemple, vous organisez un événement avec traiteur où le personnel de service verse du vin pour les invités pendant la partie assise de l’événement. Ainsi, les traiteurs ne feront pas l’erreur de verser du vin rouge dans un verre qui contenait auparavant du vin blanc, comme cela pourrait être le cas si vous choisissez un verre universel.

Pour les petits événements où les invités se serviront eux-mêmes, les verres à pied à double usage sont tout aussi efficaces.